Email Tetap Menjadi Alat Utama di Dunia Kerja
Meskipun kita tidak selalu menyadarinya, bagi banyak dari kita yang bekerja di kantor, email adalah sarana komunikasi utama dengan rekan kerja dan klien. Artinya, kita sering mengakses dan mengirim data perusahaan setiap hari—data yang sebaiknya tetap aman di server yang terpercaya.
Dengan pergeseran menuju kerja jarak jauh, kenyataan bahwa email adalah saluran utama untuk kehilangan data semakin terasa. Penelitian Acronis menunjukkan lonjakan serangan email sebesar 293% pada paruh pertama tahun 2024 dibandingkan dengan periode yang sama tahun 2023. Ini menegaskan pentingnya menjaga keamanan email sebagai prioritas utama dalam transformasi digital yang berkelanjutan.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk meningkatkan keamanan email:
- Prioritaskan Pelatihan dan Kesadaran Karyawan
Berikan pelatihan rutin untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang risiko keamanan email dan cara melindungi informasi penting.
- 2. Gunakan Kata Sandi Kuat dan Otentikasi Multi-Faktor (MFA)
Pastikan karyawan menggunakan kata sandi yang kompleks dan menerapkan MFA untuk melindungi akun email dari akses yang tidak sah.
- Terapkan Perlindungan Data (DLP) untuk Keamanan Email
Gunakan solusi DLP untuk memantau dan melindungi data sensitif yang dikirim melalui email, guna mencegah kebocoran data.
- Pisahkan Penggunaan Email Bisnis dan Pribadi
Hindari mencampurkan akun email bisnis dengan yang pribadi untuk mengurangi risiko keamanan dan mencegah kebocoran data yang tidak diinginkan.
- Waspadai Setiap Klik
Selalu berhati-hati terhadap tautan dan lampiran dalam email. Verifikasi keaslian sebelum mengklik atau membuka file untuk menghindari potensi ancaman.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Anda dapat memperkuat keamanan email dan melindungi data perusahaan dari berbagai ancaman.
Utamakan Pelatihan dan Kesadaran Karyawan
Mendidik karyawan tentang penanganan email yang aman bukanlah hal baru, tetapi dengan kemunculan teknologi terbaru, perusahaan perlu meningkatkan fokus pada pelatihan keamanan.
Sebagai contoh, pelaku ancaman kini dapat menciptakan konten palsu yang sangat meyakinkan menggunakan GenAI atau AI interaktif yang dapat disisipkan dalam email untuk menipu pengguna agar mengungkapkan data sensitif atau melakukan tindakan yang membahayakan keamanan perusahaan. Saat ini, kebanyakan dari kita sudah menyadari bahwa email mencurigakan yang mengaku berasal dari CEO perusahaan kemungkinan besar adalah penipuan yang ingin meraup uang kita. Namun, para penipu terus memanfaatkan teknologi ini untuk menghindari metode deteksi konvensional setiap harinya.
Pelatihan dan program kesadaran yang rutin dapat membantu karyawan memahami risiko utama yang mengancam kotak masuk mereka dan menekankan pentingnya mengikuti protokol yang telah ditetapkan.
Dorong Penggunaan Frasa Sandi Kuat dan Otentikasi Multi-Faktor
Kita semua tahu bahwa “password” adalah contoh kata sandi yang sangat buruk. Namun, membuat frasa sandi yang kuat bisa semudah menggabungkan beberapa kata, angka, dan simbol—selama bukan nama lengkap atau tanggal lahir Anda.
Mengatur pengingat untuk memperbarui frasa sandi setidaknya dua kali setahun adalah langkah yang efektif untuk memprioritaskan keamanan email dan menjaga akses tetap aman.
Selain frasa sandi yang kuat, penerapan Otentikasi Multi-Faktor (MFA) menambahkan lapisan perlindungan ekstra dengan meminta karyawan untuk memverifikasi identitas mereka melalui metode seperti SMS atau aplikasi otentikator. Meskipun MFA mungkin memerlukan beberapa detik tambahan, langkah ini dapat membuat perbedaan signifikan dalam melindungi kredensial Anda jika seseorang berhasil mendapatkan akses.
Terapkan DLP untuk Keamanan Email
Operasional bisnis saat ini semakin kompleks, sehingga melindungi data di segala tempat menjadi suatu keharusan.
Dengan menggunakan solusi seperti Forcepoint ONE Data Security for Email, perusahaan dapat mengendalikan email keluar tanpa memerlukan agen dan mencegah kebocoran data di titik-titik kritis. Berbeda dengan solusi DLP email berbasis endpoint tradisional, Forcepoint ONE Data Security for Email memperluas perlindungannya hingga perangkat seluler, tablet, email klien web, dan lainnya. Solusi ini menyediakan lebih dari 1.700 kebijakan dan template DLP yang sudah siap pakai untuk menerapkan langkah-langkah keamanan yang komprehensif.
Solusi ini menawarkan fleksibilitas, skalabilitas, dan keandalan yang penting, serta terintegrasi dengan mulus dengan penyedia utama seperti Google Workspace dan Microsoft Exchange.
Jangan Campurkan Penggunaan Bisnis dengan Penggunaan Pribadi
Dalam menerapkan praktik terbaik untuk keamanan email, “keseimbangan kerja dan kehidupan” berarti pemisahan yang tegas, bukan sekadar keseimbangan.
Meskipun mungkin menggoda untuk menggabungkan email bisnis dan pribadi demi kenyamanan, penting untuk mematuhi pedoman perusahaan guna memahami dengan jelas apa yang diperbolehkan dan apa yang dilarang.
Penggunaan email yang salah tempat dapat memberi pelaku ancaman akses yang lebih besar dari yang mereka butuhkan, serta meningkatkan risiko kejadian tidak diinginkan seperti phishing bertarget atau serangan rekayasa sosial.
Berpikir Dua Kali Sebelum Mengklik Apa Pun
Selalu berhati-hati sebelum mengklik tautan mencurigakan atau membuka lampiran yang tidak dikenal.
Apakah email tersebut berasal dari seseorang di dalam organisasi Anda, ataukah dari pengirim yang tidak dikenal yang mencoba memancing tindakan cepat dengan berpura-pura mendesak? Meluangkan waktu sejenak untuk memeriksa pesan dapat menjadi penentu antara sistem yang aman dan yang terpapar risiko.
Pelaku ancaman bisa memanfaatkan email untuk mengirim lampiran dengan kode berbahaya atau tautan yang dapat menyebarkan infeksi, memperluas area serangan. Selalu pastikan untuk memeriksa ulang sebelum mengklik apa pun dari pengirim yang tidak dikenal.
Jika Anda merasa ragu, jangan ragu untuk menghubungi departemen IT Anda untuk menentukan langkah terbaik yang harus diambil.
Cegah Bentuk Kehilangan Data yang Paling Umum
Dengan karyawan yang bekerja dari berbagai lokasi dan mengirim email ke berbagai pihak dengan data yang tersebar di mana-mana, mengelola keamanan email tampaknya bisa menjadi tantangan yang besar – namun, dengan alat dan kebiasaan yang tepat, hal ini tidak perlu menjadi kesulitan.
Ingin tahu lebih banyak mengenai forcepoint, silahkan hubungi forcepoint@ilogoindonesia.id