Bayangkan retensi data seperti menyimpan barang pribadi yang sedang tidak digunakan. Praktik paling mudah adalah menumpuk semuanya di garasi atau loteng dan menyimpannya “kalau-kalau” dibutuhkan nanti. Namun jika tidak rajin mengatur dan membuang barang yang sudah tidak diperlukan, pendekatan ini justru menjadi kontra-produktif: Anda bisa kehilangan jejak lokasi barang, memiliki duplikat alat yang sama, membuat barang kenangan rusak karena kondisi lingkungan buruk, atau bahkan mengalami pencurian.
Meskipun tampak bertanggung jawab menyimpan data yang dulu penting, satu-satunya pendekatan yang benar-benar aman adalah menyimpan data secara selektif—apa yang disimpan dan berapa lama disimpannya. Inilah alasan pentingnya kebijakan retensi data bagi organisasi Anda.
Membuat kebijakan retensi data yang kuat bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan pemahaman mendalam tentang persyaratan hukum, kebutuhan operasional, dan kemampuan teknologi. Setiap industri dan wilayah memiliki aturan hukum sendiri terkait retensi data, dan ketidakpatuhan terhadap hukum ini dapat menyebabkan sanksi serius serta hilangnya kepercayaan pelanggan.
Enam Praktik Terbaik Retensi Data
Berikut enam praktik terbaik yang dapat membantu Anda membuat kebijakan retensi data yang efektif atau meningkatkan kebijakan yang sudah ada. Anda mungkin akan menambah daftar ini seiring waktu, namun mengabaikan salah satu prinsip dasar ini akan meninggalkan celah dalam postur keamanan Anda:
- Tinjauan dan pembaruan kebijakan secara berkala
- Penghapusan data setelah masa retensi berakhir
- Enkripsi dan pembuangan data yang aman
- Pelatihan dan komunikasi kebijakan
- Audit untuk pemahaman dan kepatuhan
- Otomatisasi dan visibilitas
Praktik Terbaik dalam Membuat Kebijakan Retensi Data
- Tinjauan dan Pembaruan Kebijakan Secara Berkala
Lakukan peninjauan rutin dan perbarui kebijakan untuk mencerminkan perubahan terbaru dalam regulasi hukum, teknologi, dan tanggung jawab bisnis. Aturan privasi baru bisa mengharuskan perubahan cara Anda menangani data pelanggan, sementara adopsi teknologi seperti AI mungkin menuntut pembaruan prosedur penyimpanan dan penghapusan data.
- Penghapusan Data Setelah Masa Retensi Berakhir
Menentukan masa retensi yang tepat untuk setiap jenis data adalah hal krusial. Misalnya, menghapus catatan keuangan terlalu cepat dapat menyulitkan saat audit; sedangkan menyimpan Personally Identifiable Information (PII) terlalu lama meningkatkan risiko jika terjadi pelanggaran data.
Penentuan masa retensi harus mempertimbangkan:
- Jenis data
- Relevansi terhadap operasi bisnis
- Persyaratan hukum
Alat seperti Forcepoint DSPM dapat mengidentifikasi file yang sudah waktunya dihapus berdasarkan usia file tersebut.
- Enkripsi dan Pembuangan Data yang Aman
Enkripsi adalah standar emas dalam penyimpanan data karena melindungi data dari akses tidak sah selama masa retensi.
Enkripsi juga berperan dalam penghapusan data: dengan menghapus encryption key, data terenkripsi menjadi tidak bisa diakses selamanya. Ini disebut cryptographic erasure, metode yang efisien dan aman untuk membuang data—terutama untuk data dalam jumlah besar dan perangkat penyimpanan yang tidak bisa dimusnahkan secara fisik.
- Pelatihan dan Komunikasi Kebijakan
Kebijakan hanya efektif jika dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh organisasi. Pelatihan dan komunikasi yang jelas sangat penting agar karyawan memahami kebijakan, tujuannya, serta peran mereka.
Manfaat pelatihan formal dapat ditambah dengan coaching dalam situasi nyata. Misalnya, solusi Data Loss Prevention (DLP) yang baik dapat memblokir tindakan tidak tepat sekaligus memberikan bimbingan edukatif—sehingga karyawan yang mencoba menyalin data sensitif ke email pribadi atau chatbot AI bisa belajar dari kesalahan dan menjadi lebih bertanggung jawab.
- Audit untuk Pemahaman dan Kepatuhan
Pemahaman dan kepatuhan harus dipastikan secara berkelanjutan dan membutuhkan keterlibatan semua karyawan. Audit rutin bisa membantu mengidentifikasi kesenjangan dan ketidaksesuaian.
Audit harus diikuti oleh tindakan korektif dan pelatihan ulang jika diperlukan. Hasil audit juga dapat digunakan untuk menyempurnakan materi pelatihan dan strategi komunikasi.
- Otomatisasi dan Visibilitas
Visibilitas terhadap data sangat penting untuk memahami lokasinya dan cara melindunginya. Beberapa solusi keamanan menyediakan kemampuan untuk melacak dan mengelola data sepanjang siklus hidupnya—dari penciptaan hingga penghapusan.
Penemuan data otomatis menjadi fondasi visibilitas berkelanjutan di seluruh organisasi. Carilah solusi yang mengandalkan otomatisasi secara efektif agar Anda selalu mengetahui di mana data berada dan bagaimana kondisinya.
Forcepoint DSPM: Visibilitas Berkelanjutan dan Kontrol Penuh atas Data
Ingat: kebijakan retensi data bukan proyek satu kali—melainkan komitmen berkelanjutan terhadap perlindungan data dan kepatuhan regulasi. Menggunakan solusi keamanan yang tepat dapat membuat kebijakan Anda benar-benar berjalan dan melindungi organisasi dari pemborosan maupun pelanggaran data yang mahal.
Forcepoint Data Security Posture Management (DSPM), yang didukung oleh Getvisibility, menyediakan visibilitas dan kontrol yang dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara kebijakan retensi data. Dengan otomatisasi berbasis AI, solusi ini semakin akurat dalam menemukan dan mengklasifikasi data di seluruh organisasi.
Forcepoint DSPM secara otomatis dapat:
- Menemukan dan mengatasi masalah seperti ROT (redundan, usang, atau sepele)
- Memindahkan file yang salah tempat ke lokasi penyimpanan yang tepat
- Menyediakan visibilitas atas lokasi data, siapa pemiliknya, dan siapa yang memiliki akses
Selain itu, DSPM mampu memberikan respons insiden hampir secara real-time dan membantu memblokir atau menahan aktivitas berisiko yang dapat menyebabkan kebocoran data. Kemampuannya untuk menemukan data dengan cepat juga sangat berguna untuk memenuhi persyaratan audit dan kepatuhan.
Infrastruktur IT yang kuat adalah kunci produktivitas perusahaan. Dengan forcepoint indonesia, Anda bisa mendapatkan solusi IT lengkap yang sesuai dengan kebutuhan Anda. iLogo Indonesia sebagai mitra terpercaya siap mengintegrasikan semuanya agar bisnis Anda tetap berjalan lancar dan aman.
Hubungi kami sekarang atau kunjungi forcepoint.ilogoindonesia.id untuk informasi lebih lanjut!